När pandemin slog till sattes Fristads gamla planeringsmodell på hårda prov. Lagernivåerna växte, prognoserna blev alltmer osäkra och försäljnings-, inköps- och logistikfunktionerna kämpade med att etablera en gemensam bild av efterfrågan och inköpsbehov.
Genom att implementera Slim4 – en planeringsplattform från det globala mjukvarubolaget Slimstock – lyckades Fristads både att minska sina lagernivåer med 60–70 miljoner kronor och etablera en ny kultur för insiktsdriven sälj- och verksamhetsplanering, Sales & Operations Planning (S&OP).
”Historiska siffror och magkänsla”
Fristads är en av Sveriges ledande tillverkare av yrkeskläder och levererar till såväl byggsektorn som industri och service. Med hundratals artiklar och ett brett återförsäljarnät är bolaget beroende av en väloljad försörjningskedja med punktliga leveranser. När pandemin förändrade förutsättningarna över en natt blev utmaningarna minst sagt stora.
– Lagernivåerna steg snabbt samtidigt som ledtiderna blev svåra att förutse. Vi hade en prognosprocess som till stor del byggde på historiska siffror och magkänsla, säger Pontus Larsson, Tender coordinator på Fristads.
För att möta det nya läget behövde Fristads ett mer strukturerat och insiktsdrivet arbetssätt, med fokus på transparens och reaktionssnabbhet på förändrade kundbeteenden.
Från Excel till AI-stöd
När bolagets återförsäljare började skala ned sina egna lager flyttades riskerna uppströms till Fristads. Bristande insyn i kundernas behov och återförsäljarnas lagersaldon gjorde det svårt att agera proaktivt med de verktyg som Fristads hade. Med Slim4 tog Fristads steget bort från egenutvecklat planeringssystem med Excel-interface till en digital S&OP-process där besluten grundas på realtidsdata och visualisering. Därmed har det blivit lättare att samordna avdelningarna och skapa en gemensam bild av nuläget.
– Nu jobbar vi insiktsdrivet och faktabaserat med stöd av AI och tydliga data. Det är inte bara en teknisk förbättring, det är ett kulturellt skifte, konstaterar Per Carlson, Head of Supply chain på Fristads, och framhåller att planeringsarbetet nu präglas av en stor insikt ute i regionerna, där budgetprocesser och prognoser har blivit mer träffsäkra och där S&OP-möten genomförs månadsvis enligt ett väl strukturerat schema.
– Viktigast av allt är att vi har fått den transparens som behövs för att få en gemensam bild av läget, ett tydligare ansvar som grund för gemensamma beslut.
Fokuserade S&OP-möten
På S&OP-mötena deltar ledande medarbetare från berörda funktioner som sälj och marknad, inköp, finans, produktion och beslut fattas i ett S&OP-forum där bolagets vd, finanschef, COO, och försäljningschefer ingår.
– Kombinationen av egenutvecklade verktyg och Slim4 har gjort S&OP-mötena mer fokuserade och eliminerat tidskrävande Excel-hantering, förklarar Per och nämner att mjukvaran genererar beslutsunderlag för bland annat uppföljning av försäljning samt prognoser för sälj- och inköp och lagerutveckling. Fristads har minskat sina lagernivåer med 60-70 miljoner kronor per år med en ny planeringsmodell.
Från reaktiv till proaktiv och datadriven planering
Med den nya planeringsplattformen görs hela tiden avvägningar av olika nyckeltal, exempelvis av servicegrad och lagernivåer. Grunden för att optimera detta är att noga följa saker som varutillgänglighet på SKU-nivå, prognossäkerhet, lagervärde som andel av försäljning, produktionskapacitet och inköpsbehov.
– Med KPI:er som dessa kan vi bättre styra verksamheten och fatta bra beslut när det uppstår avvikelser, konstaterar Per.
Fristads satsning ligger i linje med en bredare trend inom supply chain management där allt fler företag rör sig från reaktiv till proaktiv planering baserad på korrekta data. För Fristads innebär detta att man inte bara har stärkt sin motståndskraft mot störningar, utan också skapat bättre förutsättningar för att växa kontrollerat i en global och alltmer komplex affärsmiljö.
– Slimstocks lösning har gett oss ett helt nytt sätt att samarbeta med planering i hela organisationen. Det handlar inte bara om att optimera lager, utan även om att skapa tydlighet, samarbete och handlingskraft, säger Pontus.
Med den nya planeringsmodellen och en snabb tillväxt blickar Fristads framåt med stor tillförsikt. Ambitionen är att dubbla försäljningen inom fem år – samtidigt som bolaget vill säkra både en hög flexibilitet, låg kapitalbindning och en god leveransförmåga.
Om Fristads
Fristads grundades 1925 av John Magnuson i byn Fristads strax utanför Borås. Exakt hundra år senare är företaget Sveriges största tillverkare av arbetskläder, med ett brett sortiment för olika yrken och olika behov. Sedan 2021 ingår Fristads i Hultafors Group – en av Europas ledande tillverkare av arbetskläder, skor, huvudskydd, verktyg, verktygslådor och stegar för professionella användare – som i sin tur ägs av Investment AB Latour.
