Cirkularitet har på kort tid blivit en strategisk fråga för företag i många branscher. Modeföretag skapar returflöden för textilier, elektronikbolag behöver hantera produkter för återbruk eller återvinning och industrin arbetar alltmer med att tillvarata och återanvända resurser på ett smart sätt.
Trycket på cirkularitet kommer från både samhälle, aktieägare, kunder och konsumenter. Dessutom finns det ofta pengar att tjäna på återvinning och återbruk. Och under senare år har EU skärpt kraven på återvinning och producentansvar. Men att vilja vara cirkulär är en sak. Att bygga ett logistiksystem som faktiskt klarar det i vardagen är något helt annat. Här har Tomas Gustafsson, senior konsult på Sonat, mer erfarenhet än de flesta. Han har arbetat med logistik, produktion och flödesdesign sedan slutet av 80-talet, varav de senaste 25 åren i olika roller på Sonat.
– Jag har ganska många år i branschen, och jag har hunnit se det mesta. Hur flöden beter sig, hur säsongsvariationer påverkar, produkters livscykler och hur efterfrågan förändras. Det är erfarenheter som byggs upp när man följt logistiksystem över lång tid, säger Tomas.
Tomas och Sonat var djupt delaktiga i designen, implementeringen, utvecklingen och driften av ett av Sveriges största cirkulära logistiksystem, Svenska Retursystem (SRS). Under mer än 20 år fungerade Sonat som SRS logistik- och transportfunktion, och senare har bolaget designat och etablerat andra cirkulära logistiksystem.
Förstå systemtypen
Alla cirkulära system följer inte samma logik, så det gäller att förstå hur olika system skiljer sig åt. Tomas beskriver tre huvudkategorier som är fundamentalt olika. Det första är rena pooling-system, där produkter, som exempelvis dagligvaruhandelns SRS-lådor och pallar, inte förbrukas utan cirkulerar fram och tillbaka mellan flera aktörer. Den andra typen av system är industriflöden där råvaror skickas in i en process och biprodukter sedan cirkulerar tillbaka till ursprungsledet. Det tredje är klassisk återvinning och återbruk, där systemets syfte är att ta tillbaka material och använda råvarorna igen.
– Varje systemtyp skiljer sig och ställer helt olika krav på logistikplattformen vad gäller flödesdesign, ansvar, styrning, kapacitet och ekonomi. Om man går fel här påverkar det allt som kommer därefter, därför är det oerhört viktigt att förstå systemtypen och vilka förmågor man behöver skapa, förklarar Tomas.
Tydliggör ägarskapet
Ett cirkulärt system kan aldrig fungera om ingen tar ägarskapet. Utan en tydlig huvudman kan systemet snabbt tappa fokus på mål, syfte, kvalitet och kostnad, menar Tomas. Huvudmannen måste ta ett helhetsansvar för regelverk, användare av systemet, vilka produkter som omfattas, utveckling, balansmekanismer, samt ha mandat att styra när förutsättningarna förändras.
Hantera producentansvar
Med EU:s ökade fokus och krav på cirkularitet blir producentansvaret centralt i allt fler branscher. Här uppstår långsiktiga frågor av typen; Hur ska produkter som säljs idag tas om hand om 10, 15 eller 20 år? Vem ansvarar för produkterna när de cirkuleras tillbaka? Hur dimensionerar man ett system för något som ännu inte har börjat komma tillbaka? Tomas beskriver ett konkret exempel från arbetet med solpaneler.
– Man måste fundera på hur det säkerställs att systemet och systemägaren finns kvar om tio-femton år. Det är en viktig fråga. Titta på solpaneler där marknaden har exploderat, panelerna ska leva i många år och sen ska de bytas ut. Vad händer då? Vem dimensionerar, säkerställer och styr de logistikflöden som krävs för att samla in och ta hand om produkterna? Det kräver strukturer som överlever både konjunkturer och teknikskiften, förklarar Tomas.
Bygg rätt affärsmodell
Enligt Tomas är affärsmodellen ofta den mest underskattade delen av ett cirkulärt system. Det är här många projekt rinner ut i sanden. Många organisationer bygger prototyper, testar tekniska lösningar eller lanserar nya initiativ med goda intentioner, men misslyckas när systemet ska skalas och bära sina egna kostnader.
– Ett skäl till att man ofta misslyckas är att man inte har tänkt igenom sin affärsmodell. Cirkularitet innebär inte bara att saker ska komma tillbaka, utan att de ska göra det på ett sätt som är finansiellt hållbart, säger han.
I praktiken innebär det att ett system snabbt kan bli olönsamt om balansen rubbas, om returflödena är för små eller om om styrning och planering inte är optimerad. Ett cirkulärt system behöver därför inte bara en pris- eller pantmodell, utan en struktur där kostnader, ansvar och incitament hänger ihop hela vägen – från användare till återanvändare. För Tomas handlar det om att skapa en logik som håller i vardagen. Man behöver ställa frågor som: Vem betalar för vad? Hur fördelas nyttan? Vad händer när något går sönder eller försvinner? Och hur ska investeringen i systemet betalas tillbaka över tid? Grundrådet här är att ett cirkulärt system behöver kunna finansiera sig självt under lång tid.
– Det räcker inte att det fungerar de första månaderna. Ett cirkulärt flöde måste bära sina kostnader år efter år, oavsett volymsvängningar, marknadsförändringar eller tekniska skiften, säger Tomas.
Designa systemet
När affärsmodellen är satt återstår en av de mest avgörande delarna: att utforma själva logistikplattformen. Tomas beskriver designfasen som det moment där cirkulära idéer ska översättas till fungerande vardag. Här ska allt från flöden och processer till ansvar och kapacitet falla på plats, och där måste man tänka längre än till den rent fysiska logistiken.
– När man designar ett cirkulärt system måste man förstå hela bilden: var aktörerna finns, hur flöden beter sig, vilka kapaciteter som krävs och vilka risker som finns. Det räcker inte att tänka på de fysiska flödena, du behöver även få ordning på det administrativa och finansiella, hur saker beställs, bokas, planeras och faktureras. Det är i designen du lägger grunden till systemets förmågor som skapar kvalitet, kostnad och flexibilitet utifrån önskad servicenivå.
Designen handlar med andra ord om robusthet att bygga ett system som inte bara fungerar när allt går enligt plan, utan också klarar förändringar, störningar och variationer över tid.
Organisera och driva systemet
När grunden är lagd handlar nästa steg om att styra och planera systemet i vardagen. Enligt Tomas kräver det att man hanterar det långsiktiga och kortsiktiga på samma gång, det vill säga det mer strategiska, det taktiska och den operativa vardagen.
– Du måste kombinera det långsiktiga, som vilka produkter och aktörer som ska ingå och vilka principer som gäller när något förändras, med hur kapaciteten ska anpassas när beteenden och volymer skiftar. Och i den dagliga driften behöver någon ta ansvar för att fånga upp avvikelser och lösa dem direkt. Planer i all ära, men verkligheten ser alltid annorlunda ut. Utan tydliga roller och ansvar riskerar saker att falla mellan stolarna, säger Tomas.
Det strategiska handlar om att definiera ramarna så att systemet inte förlorar sin karaktär när fler aktörer, nya flöden, nya produkter eller nya krav och tjänster tillkommer. När Tomas beskriver den taktiska nivån återkommer han till hur kapacitet, säsongsvariationer och förändrade beteenden påverkar flödena.
Mät och följ upp
Det sista steget handlar om att följa upp hur systemet faktiskt fungerar när det är i drift. Tomas beskriver performance management som den del som gör det möjligt att förstå om ett cirkulärt flöde levererar det som är tänkt, och vad som behöver utvecklas.
– Du måste veta vad du har lovat och vad du får ut. Det gäller alla parter i systemet. Att användare, transportörer och 3PL-aktörer följs upp baserat på beslutade KPI:er eller SLA:er med avseende på kvalitet, kostnad och servicenivå. När man mäter ser man vad som fungerar och vad som inte gör det, och då kan man prioritera vad som behöver förbättras, förklarar han.
Enligt Tomas förbises detta ofta i uppstartsfasen, trots att det är här mycket av systemets stabilitet avgörs. Om aktörer saknar insyn i varandras prestation eller om flöden inte följs upp mot gemensamma mål, kan det snabbt skapa osäkerhet i kedjan. I cirkulära system tillkommer dessutom ytterligare aspekter när flöden har ekonomiska värden knutna till sig, exempelvis pant, förlust eller återbetalningsmodeller. Tomas betonar att detta kräver en genomtänkt struktur för kontroll och uppföljning.
– Man måste tänka igenom hur man kontrollerar att rätt bolag får vara med, särskilt när det finns pengar kopplade till flödena. Det finns alltid en risk för avvikelser om man inte har ordning på regelverket och ställer tydliga krav på ansvarstagande hos de bolag som är en del i systemet.
Uppföljningen är med andra ord en del av själva livscykeln. Ett cirkulärt system är inte något man bygger och sedan lämnar.
– Ett cirkulärt system blir aldrig färdigt. Det behöver följas upp och justeras hela tiden för att fortsätta vara stabilt och hållbart över tid. Svenska Retursystem visar vad som är möjligt när alla delar fungerar tillsammans. Det är den typen av långsiktighet som behövs, avslutar Tomas.
—
Text och intervju Marika Karlöf
