När värmepumpstillverkaren Thermia, med huvudkontor och produktion i Arvika, beslutat att ta nästa steg i sin logistikutveckling handlade det om att lämna manuella rutiner och bygga ett mer spårbart, effektivt och skalbart lagerflöde. Lösningen blev att införa SAP Extended Warehouse Management (EWM).
Till sin hjälp hade man tyska IGZ som specialiserar sig på implementering av SAP-baserade logistiklösningar. När Therese Nilsson började som Logistics Project Engineer på Thermia för tre år sedan möttes hon av en logistikorganisation som till stor del arbetade manuellt. Företaget hade visserligen SAP som affärssystem, men saknade ett fungerande lagerhanteringssystem, ett WMS.
– Vi hade inget WMS alls när jag började. Mycket sköttes manuellt, och det gjorde det svårt att få överblick, säkra spårbarhet och optimera processerna. Ett tidigare försök med en enklare version av ett WMS hade lagts ner innan jag började, eftersom det saknades både data och etablerade processer för att få det att fungera, berättar hon.
Med rötterna i Värmland
Trots att Thermia numera är ett internationellt exportföretag finns rötterna och basen kvar i värmländska Arvika. Där finns bolagets huvudkontor, liksom en modern produktionsanläggning och ett forsknings- och utvecklingscenter. I anläggningen utvecklas och produceras värmepumpar och bergvärmesystem för både småhus och större fastigheter, för en exportmarknad som sträcker sig över stora delar av Europa. Sedan 2018 är man en del av den tyska koncernen Stiebel Eltron, ett faktum som skulle visa sig avgörande för nästa steg i lagerhanteringen. Inom Stiebel Eltron fanns sedan tidigare erfarenhet av SAP Warehouse Management, en enklare version av WMS. Stiebel såg nu behovet av att uppgradera sitt system till SAP Extended Warehouse Management och köpte då licenser till hela koncernen. Att koncernen beslutade att köpa licenser för hela gruppen blev ett mycket välkommet besked för Therese, som med bakgrund från bland annat Volvo redan hade god kännedom om systemets kapacitet.
– Jag visste hur mycket som kan göras i systemet. Många funktioner som vi tidigare hade behövt utveckla själva finns som standard i EWM. Det gör både implementationen och den framtida förvaltningen enklare och effektivare, säger hon.
”Förstår logistiken på djupet”
När beslutet var taget behövde Thermia en partner som inte bara kunde EWM-tekniken, utan även förstod logistikens vardag på djupet. Valet föll på den tyska IGZ, med lång erfarenhet av att implementera EWM i både manuella och automatiserade lager.
– Vi fastnade för deras kombination av teknisk spetskompetens och helhetsperspektiv. De erbjuder allt från processdesign och systemkonfiguration till driftsättning och förvaltning. Dessutom har de en arbetsmetodik som gör att man snabbt kommer från teori till praktisk nytta, berättar Therese.
Ett år av förberedelser
Innan den första kodraden var skriven lades stor vikt vid förberedelserna. Nästan ett år ägnades åt att säkerställa datakvaliteten, kartlägga processer och göra de prioriteringar som krävdes för att projektet skulle kunna genomföras inom den planerade tidsramen.
– Att bygga ett nytt lagerhanteringssystem handlar inte bara om att installera mjukvara. Det är lika mycket ett förändringsprojekt, där man måste våga ifrågasätta gamla rutiner och tänka nytt. Därtill krävs stort engagemang och tålamod hos medarbetarna som är delaktiga i projektet. För IGZ:s projektteam blev detta också en möjlighet att lära känna Thermias verksamhet på djupet. Även om mycket av designarbetet kunde göras på distans, blev det snart tydligt att fysisk närvaro i Arvika var avgörande för att lyckas.
– Ju längre projektet gick, desto mer förstod vi hur viktigt det var att de stod på vårt lagergolv och såg hur vi arbetade i praktiken. Då blev diskussionerna mer konkreta och besluten kunde fattas snabbare, fortsätter Therese.
Kulturmöten och gemensam förståelse
Ett tema som båda parter återkommer till är de kulturella skillnaderna mellan Sverige och Tyskland. Det handlade inte om motstridiga mål, utan snarare om olika arbetssätt, beslutsvägar och förväntningar på tempo och dokumentation.
– Det tog tid och energi att förstå varandra fullt ut. Men i takt med att vi lärde känna varandra växte också samarbetet. I slutet av projektet kändes det nästan som att vi jobbade i samma företag, säger Therese med ett leende.
Snöstorm och sjukdomar
Projektplanen var redan från början stram, och under resans gång ställdes man inför oförutsedda hinder. En kraftig snöstorm i Tyskland gjorde att projektledaren från IGZ inte kom till Arvika enligt plan, och ett sjukdomsutbrott på båda sidor stoppade arbetet i två veckor.
– Vi fick göra omprioriteringar och ta vissa genvägar för att hålla tempot. Det var inte alltid lätt, men tack vare att vi hade en öppen dialog och en gemensam målbild lyckades vi komma i mål inom utsatt tid, säger Therese.
Ett nytt sätt att arbeta
Med det nya lagersystemet i full drift har Thermia fått en helt ny grund för sitt lagerarbete. Processerna är standardiserade och därmed mer robusta, spårbarheten är betydligt bättre och arbetsdagen har blivit mer strukturerad för alla som arbetar i lagret.
– Det är en trygghet att veta att systemet ger oss korrekt information i realtid. Vi har gått från att vara beroende av manuella anteckningar och muntliga överenskommelser till att ha en gemensam plattform som styr och dokumenterar allt, säger Therese. För IGZ innebar projektet också ett kvitto på att deras arbetssätt fungerar i praktiken – det vill säga att kombinera teknisk implementering med nära kunddialog och en förståelse för verksamhetens vardag.
Fortsatt samarbete
Även om själva implementeringsprojektet nu är avslutat är samarbetet mellan Thermia och IGZ långt ifrån över. Ett service- och förvaltningsavtal planeras, och fokus framåt ligger på att finjustera processerna och ta i bruk fler av EWM:s möjligheter.
– Vi ser stora möjligheter att vidareutveckla funktioner för arbetsstyrning och spårbarhet, och på sikt även integrera mer automation där det ger störst nytta. Det är skönt att veta att vi har en partner som känner vår verksamhet och kan följa oss på den resan, säger Therese. På frågan om vad som var viktigast för att projektet skulle lyckas, är svaret för Therese tydligt: tillit och öppenhet.
– Vi vågade vara ärliga mot varandra när något inte fungerade, och vi hade alltid ett gemensamt fokus på målet. Det skapade en arbetsmiljö där vi kunde lösa problem snabbt och fortsätta framåt. Det är det som gör att jag ser tillbaka på det här projektet som en gemensam framgång.
——
Thermia är en svensk pionjär inom värmepumpsteknik med huvudkontor och produktion i Arvika. Företaget utvecklar och tillverkar värmepumpar och bergvärmesystem för både småhus och större fastigheter. Thermia har 350 anställda och ingår sedan 2018 i den tyska koncernen Stiebel Eltron.
IGZ är en tysk SAP-specialist och generalentreprenör som levererar helhetslösningar inom SAP EWM och SAP MFS. Företaget erbjuder tjänster från strategi och processdesign till implementation, automation och förvaltning, med målet att skapa långsiktigt värde för sina kunder.
Intervju och text Marika Karlöf
